سابقه تجاری سندی است (کپی یا دیجیتال) که «عمل، شرایط یا رویداد» مربوط به کسب و کار را ثبت می‌کند. سوابق تجاری شامل صورتجلسات، یادداشت‌ها، قراردادهای کاری، و اسناد منبع حسابداری است.

باید در تاریخ بعدی قابل بازیابی باشد تا معاملات تجاری در صورت لزوم به دقت بررسی شوند. از آنجایی که کسب و کار وابسته به اطمینان و اعتماد است، نه تنها باید سوابق دقیق و به راحتی قابل بازیابی باشد، بلکه فرآیندهای ایجاد و بازیابی آن باید توسط مشتریان و جامعه تجاری درک شود تا به طور مداوم یک رکورد کامل و دقیق بدون شکاف یا اضافات ارائه شود.

بیشتر سوابق تجاری، دوره‌های نگهداری را براساس الزامات قانونی و/یا خط‌مشی‌های داخلی شرکت مشخص کرده‌اند. این مهم است زیرا در بسیاری از کشورها (از جمله ایالات متحده)، ممکن است طبق قانون، بسیاری از اسناد لازم باشد که به آژانس‌های نظارتی دولتی یا عموم مردم فاش شوند. به همین ترتیب، در صورت شکایت از کسب‌وکار، ممکن است آن‌ها قابل کشف باشند. بر اساس استثناء سوابق تجاری در قوانین فدرال شواهد، انواع خاصی از سوابق تجاری، به ویژه آنهایی که به طور منظم تهیه و نگهداری می شوند، علیرغم وجود شنیده ها، ممکن است در دادگاه قابل قبول در نظر گرفته شوند.